W związku z tym zdarza się, że kwestionowana jest możliwość składania przez Zastępcę Nadleśniczego oświadczeń woli jedynie na podstawie samego regulaminu organizacyjnego i postanowienia o kierowaniu pracami Nadleśnictwa w czasie nieobecności Nadleśniczego. Niestety, ale nie sposób przewidzieć zarówno różnych sytuacji życiowych, które mogą spowodować dłuższą nieobecność Nadleśniczego w pracy, jak też tego czy umocowanie Zastępcy do reprezentacji Nadleśnictwa nie zostanie przez kogoś podważone, a pilność sprawy uniemożliwi przeprowadzanie utarczek na temat tego, kto ma rację. W tej sytuacji najlepiej zabezpieczyć się na wszelką ewentualność, czemu mogą służyć następujące kroki – 

Odpowiednie sformułowanie postanowień w regulaminie organizacyjnym

Przede wszystkim warto rozważyć treść regulaminu organizacyjnego. Jest to wszak dokument podpisywany przez Nadleśniczego i wprowadzany jego zarządzeniem, zatem zawarte w nim postanowienia dotyczące zastępstwa mogą być uznane za wiążące, jeśli zostaną odpowiednio sformułowane. Tym samym warto rozważyć nie tylko przyznanie Zastępcy Nadleśniczego ogólnej kompetencji do kierowania Nadleśnictwem w czasie nieobecności Nadleśniczego w pracy, ale także dokładne ujęcie postanowienia, zgodnie z którym Zastępca Nadleśniczego jest uprawniony do składania oświadczeń woli w okresie sprawowania zastępstwa, np. poprzez zastosowanie zapisu: „W czasie nieobecności Nadleśniczego w pracy, pracami Nadleśnictwa kieruje Zastępca Nadleśniczego, który jest uprawniony do składania oświadczeń woli i wiedzy w imieniu Nadleśniczego i Nadleśnictwa w okresie, w którym Nadleśniczy nie jest obecny w pracy.”

Co istotne, warto również określić rodzaje nieobecności, które pozwalają na zastosowanie takiego postanowienia. Nieobecność ze względu na urlop czy zwolnienie lekarskie to oczywistość, ale co np. w sytuacji, gdy Nadleśniczy jest na kilkudniowym wyjeździe służbowym, albo cały dzień przebywa w terenie, a zajdzie konieczność załatwienia pilnej sprawy? Warto przewidzieć to w regulaminie organizacyjnym.

Przygotowanie osobnego dokumentu pełnomocnictwa

Niezależnie (albo zamiast) postanowień regulaminu organizacyjnego, warto przygotować osobny dokument pełnomocnictwa, w którym Zastępca Nadleśniczego zostanie upoważniony do składania oświadczeń woli w określonych sytuacjach. Pełnomocnictwo to może mieć charakter ogólny, czyli upoważniać do dokonywania wszystkich czynności cywilnoprawnych i w imieniu jednostki albo szczegółowo wymieniać rodzaje tych czynności. Takiego pełnomocnictwa warto udzielić w formie aktu notarialnego z przyczyn, które zostaną poniżej opisane.

Forma pełnomocnictwa też jest ważna

Musimy pamiętać, że pełnomocnictwo udzielone w regulaminie organizacyjnym Nadleśnictwa albo w formie osobnego, pisemnego dokumentu – może nie wystarczać. Zgodnie z art. 99 § 1 Kodeksu cywilnego: „Jeżeli do ważności czynności prawnej potrzebna jest szczególna forma, pełnomocnictwo do dokonywania tej czynności powinno być udzielone w tej samej formie.” Tym samym, jeżeli w czasie nieobecności Nadleśniczego w pracy miałyby być dokonywane czynności związane z obrotem nieruchomościami, np. wykonanie prawa pierwokupu, to do wykonania tych czynności wymagane będzie posiadanie przez Zastępcę Nadleśniczego pełnomocnictwa w formie aktu notarialnego, toteż przy udzielaniu pełnomocnictwa – warto od razu zdecydować się na tę formę.

Wyznaczenie dodatkowej osoby jako pełnomocnika

Nie jest wykluczone, że w jednym czasie zarówno Nadleśniczy, jak i Zastępca Nadleśniczego będą nieobecni. Może to skutecznie paraliżować pracę Nadleśnictwa, zatem przy tworzeniu regulaminu organizacyjnego i pełnomocnictw – należy przewidzieć, kto będzie kierował Nadleśnictwem i składał oświadczenia woli w sytuacji, gdy Nadleśniczy i jego Zastępca nie będą obecni w pracy. Możliwe jest przyznanie ich kompetencji innemu pracownikowi albo nawet ustalenie, że może on składać oświadczenia woli wspólnie z jeszcze jedną osobą (np. Główny Księgowy i Inżynier Nadzoru). Trzeba jednak szczegółowo określić to w regulaminie organizacyjnym i w pełnomocnictwach udzielanych tym osobom, tak aby dokładnie wiedziały one, w którym momencie mogą zadziałać i żeby nie dochodziło do sporów kompetencyjnych.

Umocowanie do działania w czasie obecności Nadleśniczego w pracy

Zastępca Nadleśniczego lub inny wyznaczony do tego pracownik mogą składać oświadczenia woli również w sytuacji, gdy Nadleśniczy jest obecny w pracy, ale musi to wynikać z regulaminu organizacyjnego lub/i udzielonych pełnomocnictw. Jest to uzasadnione w szczególnych sytuacjach, gdy np. spraw do załatwienia jest tyle, że oczekiwanie na podpis Nadleśniczego nie zapewnia sprawnej pracy Nadleśnictwa. W Nadleśnictwach dotkniętych nawałnicą z 2017 roku zdarzało się udzielanie Zastępcom Nadleśniczego pełnomocnictw do podpisywania umów sprzedaży drewna nawet wtedy, gdy Nadleśniczy był w pracy, co wynikało z dużej ilości tych umów i przypisania spraw związanych z marketingiem jednemu z Zastępców, który koordynował całą sprzedaż drewna.