Składanie oświadczeń woli pod nieobecność Nadleśniczego
W art. 35 ust. 1 punkt 1 ustawy o lasach przewidziano, że Nadleśniczy reprezentuje Skarb Państwa w stosunkach cywilnoprawnych, w zakresie swojego działania. Czyli to Nadleśniczy składa w imieniu Skarbu Państwa oświadczenia woli dotyczące działalności Nadleśnictwa. Co jednak w sytuacji, gdy Nadleśniczy jest nieobecny w pracy?
Teoretycznie odpowiedź wydaje się prosta – pierwszy w kolejności do przejęcia obowiązków Nadleśniczego w tym zakresie jest Zastępca Nadleśniczego. W wielu regulaminach organizacyjnych Nadleśnictw znajduje się postanowienie, zgodnie z którym w razie nieobecności Nadleśniczego w pracy, pracą Nadleśnictwa kieruje Zastępca Nadleśniczego, a zakres pełnionego zastępstwa obejmuje wszystkie zadania i kompetencje Nadleśniczego. Nie powinno zatem budzić wątpliwości to, że niezależnie od przyczyny nieobecności Nadleśniczego, Zastępca Nadleśniczego powinien móc podpisać umowę, pismo wysyłane w imieniu Nadleśnictwa, zarządzenie lub decyzję, pełnomocnictwo.
Niestety, ale część sądów i organów administracji nie uznaje dokumentów podpisanych przez Zastępcę Nadleśniczego (czy innego umocowanego pracownika – w razie nieobecności Nadleśniczego i Zastępcy Nadleśniczego).
W swojej praktyce spotykam się z tym najczęściej składając pełnomocnictwa podpisane przez Zastępców Nadleśniczych. Pomimo tego, że do pełnomocnictwa zawsze składany był regulamin organizacyjny, który wykazywał możliwość udzielenia pełnomocnictwa przez Zastępcę Nadleśniczego podczas nieobecności Nadleśniczego w pracy, sądy lub organy administracji odmawiały (moim zdaniem mylnie) respektowania takiego dokumentu powołując się na argument, że umocowanie do kierowania pracami Nadleśnictwa obejmuje jedynie możliwość bieżącego zarządzania działalnością Nadleśnictwa, a nie do składania oświadczeń woli. Nie pomagało powoływanie się na postanowienie o przejęciu ogółu zadań i kompetencji, bowiem spotykało się to z kontrargumentem, że przejęcie to dotyczyło tylko sprawowania kierownictwa nad Nadleśnictwem.
Ponieważ kwestionowanie złożonych oświadczeń woli, czy to w postaci umów, czy pełnomocnictw, może mieć bardzo daleko idące, negatywne dla Nadleśnictwa skutki, warto uniknąć takiego problemu już na etapie konstruowania postanowień regulaminu organizacyjnego Nadleśnictwa i zadbać o to, aby z ich treści w sposób niebudzący żadnych wątpliwości wynikało, że Zastępca Nadleśniczego (lub inna upoważniona osoba na wypadek jego nieobecności) może składać oświadczenia woli, gdy takiego oświadczenia nie może złożyć nieobecny w pracy Nadleśniczy. W regulaminie organizacyjnym warto wskazać ciąg zastępstw na wypadek, gdyby nieobecny w pracy był także Zastępca Nadleśniczego. Proponuję zatem następujące brzmienie takiego postanowienia: „W czasie nieobecności Nadleśniczego w pracy, pracą Nadleśnictwa kieruje Zastępca Nadleśniczego, a zakres pełnionego zastępstwa obejmuje wszystkie zadania i kompetencje Nadleśniczego, w tym umocowanie do składania oświadczeń woli i wiedzy, w szczególności, lecz nie wyłącznie – do zawierania umów, udzielania pełnomocnictw, podpisywania pism, w tym w postępowaniu sądowym, administracyjnym i egzekucyjnym, prowadzenia spraw pracowniczych. W przypadku nieobecności Nadleśniczego i Zastępcy Nadleśniczego w pracy, pracą Nadleśnictwa kieruje …na zasadach i w zakresie przewidzianym jak dla Zastępcy Nadleśniczego.”
Zamiast wprowadzania tego rodzaju rozbudowanego postanowienia w regulaminie organizacyjnym, można też po prostu udzielić pełnomocnictwa Zastępcy Nadleśniczego lub innym osobom, które zarządzają Nadleśnictwem pod nieobecność Nadleśniczego i jego Zastępcy. W takim wypadku w pełnomocnictwie należy wyraźnie wskazać, że obejmuje ono umocowanie do składania oświadczeń woli i wiedzy w imieniu Nadleśnictwa.
Warto również pamiętać o tym, że sąd, organ administracji lub osoba zawierająca z Nadleśnictwem umowę mogą zażądać wykazania, że osoby, które składają dane oświadczenie, są do tego umocowane. Często przedłożenie samego pełnomocnictwa czy regulaminu organizacyjnego nie wystarcza i wymagane są również dokumenty, które potwierdzają, że konkretna osoba rzeczywiście zajmuje swoje stanowisko. Coraz częściej się zdarza, że oprócz aktu powołania Nadleśniczego na stanowisko wymagane są również akty powołania Dyrektora Regionalnej Dyrekcji Lasów Państwowych, Dyrektora Dyrekcji Generalnej Lasów Państwowych czy nawet Ministra Środowiska. O ile akt powołania Nadleśniczego na stanowisko lub umowy o pracę zastępujących go pracowników powinny znajdować się w siedzibie Nadleśnictwa, to inaczej jest z aktami powołania kolejnych zwierzchników na ich stanowiska. Dlatego należy zadbać o to, aby posiadać w siedzibie Nadleśnictwa również kopię dokumentów powołujących na stanowiska Dyrektorów czy Ministra (ten dokument można akurat uzyskać ze strony http://isap.sejm.gov.pl), przy czym mają to być akty dotyczące osób, które pełniły swe funkcje w dacie, w której Nadleśniczy został powołany na stanowisko. Takie działanie pozwoli szybko potwierdzić tzw. ciąg pełnomocnictw i uniknąć obawy, że np. nie zdążymy uzupełnić braków formalnych na wezwanie sądu.
Podsumowanie
Ze względu na różne negatywne konsekwencje braku wykazania, że osoba inna niż Nadleśniczy jest uprawniona do reprezentacji Nadleśnictwa, warto zadbać o prawidłowe sformułowanie postanowień regulaminu organizacyjnego lub pełnomocnictw w zakresie składania oświadczeń woli i wiedzy pod nieobecność Nadleśniczego w pracy. Należy również pamiętać o zgromadzeniu dokumentów potwierdzających, że osoby, które podpisują się w imieniu Nadleśnictwa, rzeczywiście piastują zajmowane stanowiska i zostały na nie powołane przez upoważnione do tego osoby.
KODEKS PRACY A PONADZAKŁADOWY UKŁAD ZBIOROWY PRACY
Szkolenie będzie dotyczyć różnic pomiędzy tym, jak prawa i obowiązki pracowników kształtują przepisy powszechnie obowiązujących przepisów prawa pracy, a jak ma się do tego Ponadzakładowy Układ Zbiorowy Pracy dla pracowników Lasów Państwowych, tak aby w efekcie uniknąć stosowania nieodpowiednich regulacji.
