Elektroniczne podpisywanie umów
Koronawirus przyniósł wiele zmian nie tylko w gospodarce, ale również w zwykłej, codziennej praktyce funkcjonowania wielu przedsiębiorstw. Utrudniona możliwość kontaktu z innymi ludźmi czy korzystania z tak podstawowych niegdyś usług jak wysyłka korespondencji za pośrednictwem operatora pocztowego wymusza sięgnięcie po nowe technologie przez podmioty, które dotąd nie wykorzystywały wszystkich możliwości, jakie daje rozwój Internetu, elektroniki, itp.
Ze strony wielu z obsługiwanych przez nas Nadleśnictw pojawiły się pytania dotyczące zawierania umów sprzedaży drewna w tych nowych, ograniczających realiach, wymuszających brak kontaktu osobistego lub nadmiernego przesyłania korespondencji w papierowej wersji. Rekomendowanym działaniem jest skorzystanie w takiej sytuacji z elektronicznej formy czynności prawnej, zamiast zwykłej formy pisemnej. Jak stanowi art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego – do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. Jest to najczęściej stosowana forma zawierania umów, gdyż wymaga jedynie podpisania umowy przez obie strony i zabrania po jednym egzemplarzu podpisanej umowy. Z kolei zawarcie umowy w formie elektronicznej wymaga złożenia oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, o czym stanowi art. 781 Kodeksu cywilnego.
Należy jednak pamiętać, że nie każdy podpis, który moglibyśmy uznać za elektroniczny, jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zgodnie z art. 3 punkt 12 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE – kwalifikowany podpis elektroniczny to zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego. Nie jest to najbardziej przejrzysta definicja w unijnym prawodawstwie 🙂 Niemniej jednak w praktyce sprowadza się to do tego, że podpis elektroniczny jest składany za pośrednictwem urządzenia, które możemy nabyć w wyspecjalizowanych podmiotach, a jego użycie wymaga potwierdzenia danych w odpowiednim punkcie albo u notariusza oraz uzyskania odpowiedniego certyfikatu.
Kwalifikowanego podpisu elektronicznego nie należy natomiast mylić z Profilem Zaufanym, który - w największym uproszczeniu - wykorzystywany jest w relacjach z organami administracji.
Art. 781 § 1 Kodeksu cywilnego stanowi, że: „Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.” Czyli zwykły podpis możemy zastąpić formą elektroniczną, natomiast w przepisach nie przewidziano skutku odwrotnego w postaci zastąpienia formy elektronicznej zwykłą formą pisemną. Przekładając przytoczoną powyżej regulację na praktykę wskazać należy, że Nadleśnictwo może podpisać umowę sprzedaży drewna przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego, co będzie odpowiadało umowie z własnoręcznym podpisem osoby uprawnionej do składania oświadczeń woli.
Co jednak w sytuacji, gdy Nadleśnictwo podpisze umowę we wskazany powyżej sposób, a kontrahent nie będzie dysponował kwalifikowanym podpisem elektronicznym? Odpowiedź na to pytanie przynosi treść art. 78 zdanie 2 Kodeksu cywilnego, stanowiące, że: „Do zawarcia umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron, lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany.” Sąd Najwyższy rozbił tę regulację na czynniki pierwsze w wyroku z dnia 2 grudnia 2009 r. (sygn. akt: I CSK 129/09): „Dyspozycją art. 78 § 1 k.c. objęta jest sytuacja, w której dokument zawiera oświadczenia woli stron umowy i który strony umowy w tym samym miejscu i czasie podpisują. Dochodzi wówczas do zawarcia umowy, niezależnie od tego, ile egzemplarzy tego dokumentu istnieje. Dyspozycją tego przepisu objęta jest również sytuacja, w której każda ze stron umowy osobno podpisuje inny egzemplarz dokumentu zawierającego oświadczenia woli tych stron, oraz sytuacja, w której każdy dokument zawiera oświadczenie woli tylko jednej strony i tylko przez nią jest podpisany. W tych sytuacjach do zawarcia umowy potrzebna jest wymiana tych dokumentów. Jeżeli strony podpisują jeden egzemplarz umowy w różnym miejscu i czasie, do zawarcia umowy dochodzi wówczas, gdy oświadczenie woli strony dotarło do wiadomości drugiej (art. 78 w związku z art. 61 k.c.). Wymiana dokumentów nie jest wówczas potrzebna (zwłaszcza, że istnieje tylko jeden dokument). Konieczne jest jednak, aby oświadczenie woli każdej strony doszło do wiadomości drugiej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Samo przypuszczenie, że druga strona złożyła podpis pod uzgodnionym wcześniej dokumentem, a nawet podpisanie go przez drugą stronę, nie jest w świetle przytoczonych przepisów wystarczające do uznania, że umowa została zawarta bądź zmieniona. Konieczne jest, aby ten fakt doszedł do wiadomości tej strony, która dokument podpisała wcześniej.” `W efekcie nabywca drewna może podpisać umowę w zwykłej formie pisemnej i odesłać ją do Nadleśnictwa, co będzie potwierdzało, że wyraża wolę zawarcia takiej samej umowy jak ta, którą Nadleśnictwo podpisało w formie elektronicznej.
Podsumowanie
Przepisy Kodeksu cywilnego dopuszczają podpisanie umowy w formie elektronicznej przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Taka forma jest zrównana ze zwykłą formą pisemną, czyli z podpisaniem umowy przy pomocy własnoręcznego podpisu. Przy dopełnieniu całej procedury związanej z uzyskaniem i dokonaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego nie ma więc obaw, że taki podpis zostanie zakwestionowany i że wymagane będzie złożenie podpisu własnoręcznego.
KODEKS PRACY A PONADZAKŁADOWY UKŁAD ZBIOROWY PRACY
Szkolenie będzie dotyczyć różnic pomiędzy tym, jak prawa i obowiązki pracowników kształtują przepisy powszechnie obowiązujących przepisów prawa pracy, a jak ma się do tego Ponadzakładowy Układ Zbiorowy Pracy dla pracowników Lasów Państwowych, tak aby w efekcie uniknąć stosowania nieodpowiednich regulacji.
